O que aconteceu ao tempo extra que íamos ter este ano?

Desde março, 1 em cada 4 pessoas a nível mundial passou a trabalhar a partir de casa. Como consequência, o tempo alocado a viagens casa-trabalho-casa caiu 41 minutos.

No entanto, para pessoas que têm responsabilidades de gestão, o dia de trabalho aumentou em média 56 minutos.

Em 2015, a McKinsey previa que a partir de 2040 os veículos autónomos pudessem vir a libertar 50 minutos por dia aos seus utilizadores. 2020 trouxe-nos 41 minutos extra e não só os preenchemos com mais trabalho, como ainda conseguimos a proeza de roubar mais 15 minutos às nossas vidas pessoais.

Vários fatores poderão estar a contribuir para esta realidade, mas há pelo menos um que está nas nossas mãos mudar: a forma como gerimos o conhecimento dentro das nossas organizações. 

Vamos a um exercício simples. Procure quantificar o tempo que perde hoje em dia:

• À procura de informação

• A enviar e-mails a pessoas que poderão ter essa informação

• A responder a e-mails de outras pessoas que também estão à procura de informação

• Em reuniões cujo objetivo é partilhar informação sobre o estado de um projeto

• À procura das notas que tirou nessas reuniões

• Tentando recordar o que foi dito nessas reuniões, depois de concluir que não encontra as suas notas

Se trabalhar numa empresa grande e tiver responsabilidades de gestão, é provável que passe hoje mais 16 minutos por dia a responder a emails, e mais 22 minutos por dia em reuniões.

O conhecimento renova-se a uma velocidade alucinante. O que é verdade de manhã pode já não ser à tarde. No entanto, continuamos a utilizar ferramentas e técnicas de partilha de conhecimento que não acompanham este ritmo de mudança. 

Provavelmente acharia ridículo escrever uma carta a um colega perguntando-lhe o que ficou decidido na sua ausência na semana passada. Um e-mail será incomparavelmente mais rápido a chegar ao seu destino, mas será a forma mais eficiente de obter a informação de que precisa? 

Não seria mais fácil se as notas da reunião a que faltou estivessem sintetizadas num local simples de aceder e consultar, sem precisar de “roubar” tempo a ninguém (incluindo a si próprio)? E não seria útil se os resumos de todas as reuniões relacionadas com esse projeto ficassem arquivados num mesmo sítio, para poder rever o histórico quando fosse necessário? E se os registos seguissem sempre a mesma estrutura, não conseguiria distinguir a informação essencial mais rapidamente?

Tudo isto é Gestão de Conhecimento. 

Gestão de Conhecimento não significa ter uma biblioteca na empresa. Não significa sequer ter um arquivo onde arrumamos os dados de candidatos, os registos de transações com fornecedores e clientes ou a lista de todas as pessoas que já trabalharam na organização. 

Gestão de Conhecimento significa reter e partilhar conhecimento crítico para a organização. Como o que fica decidido numa reunião, a forma como se resolve um determinado problema, o processo que se utiliza para fazer uma venda. Permite acelerar a resolução de problemas, prevenir erros, potenciar a eficiência, em suma, reduzir o tempo que perdemos à procura da informação que é vital ao desempenho das nossas funções.

Vamos recuperar os 41 minutos que ganhámos este ano, e os 15 que entretanto perdemos?

Fontes dos dados referidos no artigo:

TIME, Novembro 2020

HBR, Dezembro 2020

McKinsey & Company, Junho 2015